Как построили вокруг МойСклад рабочую среду для продаж, доставки и документов

Ситуация на старте
В компании одновременно работали несколько важных контуров: интернет-магазин, продажи B2B и B2C, складской учёт, CRM менеджеров, оформление доставки и связанные с заказами документы.

Стандартных коннекторов оказалось недостаточно для требуемой бизнесу логики. При обычном обмене товарами и заказами сотрудники всё равно были бы вынуждены заходить в МойСклад для части операций, вручную переносить информацию в CRM, отдельно рассчитывать параметры доставки и повторно оформлять связанные документы.

Поэтому проект пошёл по пути глубокой кастомизации инфраструктуры вокруг МойСклад. Учётная система сохранила ответственность за товары, заказы и документы, а интеграционный слой вывел необходимые данные и действия в те интерфейсы, которыми сотрудники пользуются ежедневно.

Что требовалось построить
В рамках проекта необходимо было:

• связать МойСклад и amoCRM собственной интеграцией;
• включить интернет-магазины в общий товарный контур;
• реализовать подходящую бизнесу интеграцию с CDEK;
• автоматизировать создание и заполнение связанных документов в МойСклад;
• передавать вес и объём товаров и рассчитывать параметры заказа;
• автоматически генерировать QR-код со ссылкой на конкретный заказ покупателя в МойСклад.

Все эти механизмы должны были работать вокруг единого источника товарных данных. МойСклад оставался операционным ядром, а CRM, сайт и доставка использовали его данные в своих сценариях.

МойСклад и amoCRM: разные роли, общая работа
Для проекта разработали кастомную интеграцию МойСклад с amoCRM. Её задача — дать продавцам необходимые данные и функции непосредственно в CRM и при этом свести к минимуму их работу в интерфейсе учётной системы.

Роли систем разделили следующим образом:

• МойСклад хранит товарные данные, остатки, заказы и связанные учётные документы;
• amoCRM служит рабочим интерфейсом менеджеров и поддерживает коммерческий процесс;
• интеграционный слой передаёт данные между системами и запускает необходимые операции.

При этом amoCRM не становится главным хранилищем товарной информации. Менеджер работает в привычном интерфейсе CRM, но итоговые товарные и документные операции фиксируются в МойСклад.

Это особенно важно при большом количестве сценариев продаж. Менеджеру не нужно разбираться во всех складских функциях и искать нужные документы в отдельной системе. В то же время сотрудники, отвечающие за исполнение заказов, продолжают работать с актуальными данными непосредственно в МойСклад.

Интернет-магазин как часть товарного контура
Интернет-магазины LERATON связали с МойСклад. Сайт остаётся витриной и каналом оформления заказов, а МойСклад — системой, где товарные данные становятся частью дальнейшей операционной работы.
Помимо основных характеристик товара из административной части сайта в МойСклад передаются его вес и объём. На первый взгляд это небольшая доработка, но именно она позволяет связать каталог интернет-магазина с карточкой товара в МойСклад и последующим расчётом доставки.

На основании состава заказа сервис автоматически рассчитывает его общий вес и объём. Эти значения выводятся в виджет amoCRM, поэтому менеджер видит необходимые параметры непосредственно в карточке сделки. Ему не приходится открывать каждую позицию и складывать характеристики вручную.

В итоге получается сквозная цепочка: характеристики указываются в каталоге сайта, передаются в МойСклад, используются в составе заказа и становятся доступны менеджеру в CRM. МойСклад в этой схеме связывает товарные данные с коммерческим процессом.

Собственная интеграция с CDEK
Для доставки реализовали отдельную кастомную интеграцию с CDEK. Готового решения оказалось недостаточно для требуемой бизнес-логики, поэтому интеграционный модуль разработали самостоятельно.
CDEK отвечает за доставку, а МойСклад остаётся источником товарных и заказных данных, необходимых для оформления исполнения. Параметры заказа, сформированные на основе позиций МойСклад, используются в доставочном сценарии и доступны сотрудникам в привычном интерфейсе продаж.

В данном случае важно не само наличие интеграции со службой доставки, а то, как она встроена в общий процесс. Доставка не существует отдельно от заказа: она работает с заказом, который уже создан и учтён в МойСклад.

Автоматизация связанных документов
Отдельный блок проекта был посвящён тому, чтобы убрать повторное оформление связанных документов в МойСклад.

При создании отгрузки сервис автоматически формирует связанный документ «Счёт-фактура выданный». Его номер синхронизируется с номером отгрузки, а организация и контрагент переносятся из исходного документа.

Также автоматизировали передачу номеров по всей цепочке:

• номер заказа покупателя передаётся в связанную отгрузку;
• номер отгрузки передаётся в связанный счёт-фактуру.

Благодаря этому связанные документы сохраняют понятную нумерацию и необходимые реквизиты без повторного ручного заполнения. Сотруднику достаточно оформить основную операцию — дальше сервис продолжает документную цепочку по заданным правилам.

Здесь хорошо видна роль МойСклад в общей архитектуре проекта: автоматизируется не только обмен с внешними системами, но и внутренняя логика учётных документов. Заказ, отгрузка и счёт-фактура остаются связанными между собой и готовы для дальнейшей работы.

QR-код для каждого заказа
Для заказов покупателей реализовали автоматическую генерацию QR-кодов. В дополнительное поле документа загружается изображение с кодом, содержащим прямую ссылку на соответствующий заказ в МойСклад.

Сервис регулярно проверяет заказы, в которых QR-код ещё не сформирован, создаёт изображение и сохраняет его в карточке. Дополнительный признак фиксирует, что код уже создан, а сами изображения сохраняются в хранилище, чтобы не генерировать их повторно без необходимости.

QR-код можно использовать в печатной форме и в операционной работе. После сканирования сотрудник сразу переходит к нужному заказу покупателя, не вводя его номер вручную и не выполняя поиск среди документов.

Для пользователя это выглядит как встроенная функция МойСклад: у каждого заказа появляется собственная машиночитаемая ссылка, хотя сам механизм работает через отдельные облачные сервисы.

Роль МойСклад в общей архитектуре
В проекте участвует несколько систем, но каждая отвечает за свою часть процесса:

• интернет-магазин представляет ассортимент и принимает заказы;
• amoCRM организует работу продавцов;
• CDEK отвечает за доставку;
• МойСклад хранит товарные данные и оформляет операционную часть заказа;
• кастомные сервисы связывают системы и автоматизируют действия, которых нет в стандартной конфигурации.

Такое разделение позволило сохранить единый центр товарного учёта и одновременно сделать работу удобнее для разных подразделений. Продавцы работают в CRM, сотрудники исполнения получают корректные документы в МойСклад, а данные сайта и доставки не приходится вручную переносить между разными контурами.

Что получил бизнес
В результате компания получила не набор отдельных интеграций, а согласованную рабочую среду вокруг МойСклад:

• менеджеры используют данные МойСклад непосредственно в amoCRM;
• вес и объём товаров из каталога участвуют в расчёте параметров заказа;
• доставка встроена в единый заказный процесс;
• отгрузка и счёт-фактура создаются и связываются по заданной логике;
• QR-код позволяет быстро открыть конкретный заказ в МойСклад;
• интернет-магазины остаются связаны с учётной системой.

Главное изменение — МойСклад сохранил роль товарно-операционного ядра, но перестал быть обязательным рабочим интерфейсом для каждого участника процесса. Вокруг него появился интеграционный слой, который передаёт данные туда, где работают сотрудники, и возвращает результат обратно в учётный контур.

Кейс проекта «Юнайтед Детейлинг Солюшнс» наглядно показывает, как МойСклад можно превратить из изолированной учётной системы в основу единой рабочей среды, связав товарный учёт, продажи, интернет-магазин, доставку и документооборот без потери единого источника данных.